1) 文檔管理困難：傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對于不同的人員想閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本時需要耗費很多時間。
2) 進度控制困難：由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足公司發(fā)展需要，并且當領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財務(wù)人員的付款依據(jù)也與進度密切相關(guān)，但同樣存在障礙。
3) 信息匯總困難：發(fā)票信息、合同變更、客戶基本信息存放在不同的文檔中，采用手工或EXCEL管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時繼續(xù)，匯總工作需要耗費大量時間還不一定準確。對于領(lǐng)導(dǎo)的決策時間有一定的影響。
4) 缺少預(yù)警機制：缺少對合同進度、收款等關(guān)鍵節(jié)點的預(yù)警管理，不能準確地預(yù)測近期可能的收支項目，報表統(tǒng)計難度大，不能幫助公司進行財務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好地發(fā)揮資金運作。
UltimusPDC——合同管理解決方案
解決企業(yè)合同審批的規(guī)范性、合規(guī)性，增強合同管理的透明度，方便相關(guān)人員查詢、監(jiān)控合同執(zhí)行情況，降低合同執(zhí)行風(fēng)險，提高管理效率。
1.流程合同管理功能圖
2.業(yè)務(wù)流程圖
3.合同管理解決方案優(yōu)勢
1）Word機器人自動生成合同正本，識別元數(shù)據(jù)
Ultimus Word機器人自動生成
2）基于Ultimus BPM,實現(xiàn)工作流驅(qū)動的合同流程審批過程
將立項、合同會簽、合同變更、合同收付款等流程性工作納入規(guī)范的工作流范疇，提高合同審批的自動化程度和工作效率。做到既可理順控制權(quán)限和流程，又能節(jié)省人力時間。
Ultimus BPM合同流程審批過程
通過Ultimus BPM機器人,實現(xiàn)Word文件創(chuàng)建、不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫交互安排執(zhí)行計劃、到期自動提醒、預(yù)警、流程監(jiān)控、流程管理等功能。
3）通過Ultimus BPM路由設(shè)置合同簽訂和執(zhí)行,相關(guān)的部門都能參與監(jiān)控和管理
對與合同類別、金額上限、合同級別、合同階段等屬性設(shè)置不同的路由走向，使合同簽訂和執(zhí)行相關(guān)的部門都能參與監(jiān)控和管理。滿足管理所需的并行、會簽、多分支自動判斷等業(yè)務(wù)流程。
4）合同模板庫管理和自動記憶功能提高工作效率
Ultimus BPM提高工作效率
5）豐富的報表和臺賬
6）實現(xiàn)手機端操作和審批，打破地域限制
Ultimus PDC——合同解決方案價值體現(xiàn)
1.基于Ultimus BPM,實現(xiàn)工作流驅(qū)動的合同流程審批過程；
2.融合合同生命周期的全過程管理；
3.通過Ultimus BPM路由設(shè)置和機器人的技術(shù)處理實現(xiàn)豐富實用的功能；
4.基于用戶管理、合同管理權(quán)限再分配實現(xiàn)合同分類權(quán)限管理和用戶權(quán)限管理功能；
5.合同臺賬、統(tǒng)計、查詢；
6.合同模板管理；
7.服務(wù)器負載平衡能力。
合同管理案例展示
海沃——項目合同評審
山東電力工程咨詢院——分包合同評審
