現(xiàn)代企業(yè)都采用了計算機來管理企業(yè)的經(jīng)營。商場如戰(zhàn)場，越來越多的通過攻擊計算機竊取對方商業(yè)機密的報道，不斷的出現(xiàn)在報端。而重要的企業(yè)機密信息大都采用電子文檔的形式存在，因此保護電子文檔能力已經(jīng)成為了現(xiàn)代企業(yè)的必備的能力之一。
據(jù)統(tǒng)計，所有被攻擊而泄露了機密信息的企業(yè)都有一個共同的特點，都只是停留在簡單的文字處理排版軟件、制作電子表格與幻燈片制作，全都沒有良好的文檔管理系統(tǒng)。
企業(yè)通過采用文檔管理軟件來建設(shè)一個文檔管理系統(tǒng)，據(jù)調(diào)查采用了文檔管理系統(tǒng)的企業(yè)不僅保護了企業(yè)機密信息的安全，而且通過科學(xué)的分類與統(tǒng)一的集中管理以及快速的從海量的文檔中搜索定位，更是極大的提升了辦公人員的效率。
傳統(tǒng)的文件共享，是企業(yè)選擇一臺電腦作為網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，提供簡單的、漏洞百出的“文件夾共享”方式，給企業(yè)埋下了很多隱患。文件被誤刪、文件未經(jīng)授權(quán)就被隨意復(fù)制、機密文件的機密等級形同虛設(shè)等諸多問題，隨著時間的推移被越來越多的暴漏出來。選擇文檔管理軟件能有效的加密電子文檔同時通過不同用戶擁有不同權(quán)限的設(shè)置，確保電子文檔只能在企業(yè)內(nèi)部打開、使用，編輯與查看權(quán)限的分離，杜絕了非法拷貝或打印。同時嚴格控制權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)的人員絕對無法打開共享文件。
文檔管理軟件還可以記錄文件編輯過程，提高企業(yè)協(xié)同編輯的效率，多人協(xié)同編輯的時候能確認每個人的編輯軌跡，避免了出現(xiàn)錯誤時的責任推脫。每一份文檔都能在文檔管理系統(tǒng)中實現(xiàn)妥善的管理，確保在需要的時候能快速的找到。
從上文中可以看出，優(yōu)秀的文檔管理軟件具有加密、防泄密、防打印、防拷貝等特點。國內(nèi)的TeamDoc文檔管理軟件http://www.teamdoc.cn就具有以上特點。TeamDoc作為一家專業(yè)的文檔管理軟件服務(wù)公司，經(jīng)過多年的市場拼搏，在國內(nèi)外擁有眾多的客戶，學(xué)校、企業(yè)、銀行、政府機關(guān)等眾多行業(yè)都選擇在他們的電腦上部署TeamDoc文檔管理軟件。如果需要英文版，下載地址是http://www.os-monitor.com，解壓縮后按照提示執(zhí)行安裝就可以了。
