企業(yè)集團管理的核心問題是將下屬各二級經(jīng)營單位及其內(nèi)部各個層級和各位員工聯(lián)合起來,圍繞著企業(yè)集團的總體目標而運行,即所謂整合。而實施全面預算管理則是實現(xiàn)集團整合的有效途徑。
全面預算管理不同于單純的預算編制,它是將企業(yè)的決策目標及其資源配置以預算的方式加以量化,并使之得以實現(xiàn)的企業(yè)內(nèi)部管理活動或過程的總稱。全面預算管理體現(xiàn)了“權力共享前提下的分權”的哲學思想,通過“分散權責,集中監(jiān)督”促進企業(yè)資源有效配置、實現(xiàn)企業(yè)目標、提高生產(chǎn)效率。
預算管理是現(xiàn)代企業(yè)尤其是企業(yè)集團的重要管理模式。然而當今很多企業(yè)對預算管理的理解有失偏頗,往往是重預算而輕管理,使預算管理流于形式,達不到預期效果。
從預算管理的定義可以看出預算管理是一個包括預算編制、執(zhí)行、監(jiān)督、考核與激勵的可運行、可操作的管理控制系統(tǒng)。
集團制定財務預算的用途是:(1)為長遠規(guī)劃作年度安排;(2)協(xié)調(diào)企業(yè)各部門的工作;(3)明確各部門的責任;(4)提供業(yè)績評價的基礎
在預算管理中首要應硬化預算約束,嚴格預算執(zhí)行。通過預算硬約束使員工明確知道預算目標是什么,實現(xiàn)目標的過程中應該做什么,不該做什么。為此企業(yè)要做好以下3方面的工作:
一、細化預算。
編制清晰明確的預算是實施預算管理的重要前提。如果編制的預算籠統(tǒng)而模糊,那么預算的執(zhí)行就有如大海中失去航向的船只茫然不知所措。編制清晰明確的預算關鍵的關鍵就是細化預算。將預算制度、責任、指標、費用、定額等各方面進行細化,分解到管理的各個角落與個人。
制度的細化可以保證企業(yè)各項管理活動有章可循;責任的細化可以提高工作效率,防止扯皮;費用的細化有利于成本分析,尋求降低成本的途徑;指標和定額的細化有助于預算執(zhí)行結(jié)果的考核和對員工的激勵。
二、嚴格執(zhí)行。
預算編制再好,如果執(zhí)行不力,也只是紙上談兵,因此要嚴格執(zhí)行預算。通過責任細化對預算執(zhí)行過程中的憑證傳遞和手續(xù)審批進行控制,以保證預算執(zhí)行的有效性。
例如,可以由預算管理委員會協(xié)同各二級單位相關預算執(zhí)行部門制定費用控制卡、計劃領料卡來控制預算執(zhí)行。然后根據(jù)成本費用項目的性質(zhì)、金額以及相對責任中心的重要性,對控制卡分別采用按年或按月控制。
財務部門作為最后的把關控制點,對一般業(yè)務,在進行服務處理時,首先看是否有預算,如果沒有預算,則拒絕該項目入賬。特殊情況下可以超支,但要補辦調(diào)整手續(xù)。
三、有力監(jiān)督。
預算的執(zhí)行與監(jiān)督是緊密聯(lián)系的,有力監(jiān)督是有效執(zhí)行的重要保證。為了加大監(jiān)督力度,增強監(jiān)督的客觀、公正和獨立性,預算監(jiān)督工作由預算管理委員會協(xié)同企業(yè)內(nèi)審部門共同完成。
內(nèi)審部門不參與預算的編制,只對預算的執(zhí)行過程與結(jié)果進行監(jiān)督,直接對預算管理委員會主任(一般為企業(yè)的總經(jīng)理)負責。
內(nèi)審部門一方面可以借助企業(yè)的財務網(wǎng)絡系統(tǒng)在預算執(zhí)行過程中對各二級單位實施突擊審查,另一方面可以在期末根據(jù)財務部門匯總結(jié)果實施定期審查。